Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 22 augustus 2026
Stichting Zutphen Promotie vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens kunnen delen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
Deze privacyverklaring geldt voor de activiteiten van Stichting Zutphen Promotie, waaronder InZutphen, het VVV Inspiratiepunt, onze website, nieuwsbrieven, sociale media, groepsreserveringen, evenementen en andere publieksactiviteiten.
Verantwoordelijke organisatie
Stichting Zutphen Promotie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Stichting Zutphen Promotie
Houtmarkt 75
7201 KL Zutphen
KvK-nummer: 62141295
Telefoon: +31 (0)575 844 538
E-mail: info@inzutphen.nl
Website: www.inzutphen.nl
Voor vragen over je persoonsgegevens of deze privacyverklaring kun je contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.
Welke gegevens verwerken we en waarom?
Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop je gebruikmaakt van InZutphen of contact met ons hebt.
We kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:
-
voor- en achternaam;
-
adres, postcode en woonplaats;
-
telefoonnummer;
-
e-mailadres;
-
bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
-
KvK- en btw-nummer wanneer dit relevant is;
-
factuur- en betaalgegevens;
-
bankrekeningnummer wanneer dit voor betaling of terugbetaling nodig is;
-
informatie over een reservering, aanvraag, evenement of activiteit;
-
groepsgrootte, datum, tijd en taalvoorkeur;
-
correspondentie via e-mail, telefoon, formulieren of sociale media;
-
informatie die je zelf in een open tekstveld verstrekt;
-
IP-adres en technische informatie over browser en apparaat;
-
cookie- en websitegegevens voor zover deze volgens jouw cookievoorkeuren mogen worden verwerkt;
-
gebruikersnaam, reacties en berichten via sociale media;
-
foto's, video's, teksten en ander materiaal dat je zelf aan ons verstrekt;
-
sollicitatiegegevens wanneer je bij Stichting Zutphen Promotie solliciteert.
We verzamelen niet al deze gegevens van iedere bezoeker. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel.
Contact en publieksvragen
Wanneer je ons belt, mailt, bezoekt of via een formulier contact met ons opneemt, gebruiken we de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden.
Dat kan bijvoorbeeld gaan om je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je vraag.
We gebruiken deze informatie om:
-
je vraag te behandelen;
-
je de gevraagde informatie te geven;
-
indien nodig opnieuw contact met je op te nemen;
-
klachten of signalen af te handelen.
Afhankelijk van je vraag is de verwerking gebaseerd op de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst of op ons gerechtvaardigde belang om vragen zorgvuldig te kunnen beantwoorden en onze dienstverlening uit te voeren.
Groepsaanvragen en reserveringen
Wanneer je via InZutphen een groepsbezoek of activiteit aanvraagt, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je aanvraag en eventuele reservering af te handelen.
Dat kan onder andere gaan om:
-
naam en contactgegevens;
-
bedrijfsnaam indien van toepassing;
-
adresgegevens;
-
gewenste datum en tijd;
-
aantal deelnemers;
-
gewenste activiteit;
-
taalvoorkeur;
-
aanvullende wensen of opmerkingen.
We gebruiken deze gegevens voor:
-
het beoordelen van je aanvraag;
-
het controleren van beschikbaarheid;
-
communicatie over de reservering;
-
het maken en bevestigen van afspraken;
-
het inschakelen van een gids, locatie of andere uitvoerende partij;
-
betaling en financiële administratie.
Deze verwerking is noodzakelijk om op jouw verzoek een reservering voor te bereiden en, na bevestiging, de overeenkomst uit te voeren.
Wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de activiteit, kunnen we de noodzakelijke gegevens delen met bijvoorbeeld een gids, locatie of andere betrokken uitvoerende partner. We delen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.
Evenementen, ondernemers en locaties
Via InZutphen kunnen organisatoren, ondernemers en andere partijen informatie aanleveren voor bijvoorbeeld:
-
de UITagenda;
-
evenementen;
-
activiteiten;
-
winkels en andere ondernemingen;
-
horecalocaties;
-
accommodaties;
-
locaties en bezienswaardigheden;
-
deelname aan activiteiten of evenementen van Stichting Zutphen Promotie.
Daarbij kunnen wij onder andere verwerken:
-
naam en contactgegevens;
-
bedrijfsgegevens;
-
gegevens over de locatie, activiteit of het evenement;
-
website- en socialmedialinks;
-
aangeleverde teksten;
-
foto's, video's en ander beeldmateriaal.
Gegevens die duidelijk bedoeld zijn voor publicatie kunnen worden gepubliceerd op InZutphen.nl, onze sociale mediakanalen, nieuwsbrieven en andere relevante communicatiekanalen.
Persoonlijke contactgegevens die alleen nodig zijn voor het behandelen van de aanvraag publiceren we niet automatisch.
Wanneer je foto's, teksten of ander materiaal aanlevert, gaan we ervan uit dat je bevoegd bent om dit materiaal aan ons te verstrekken en dat eventuele noodzakelijke rechten en toestemmingen zijn geregeld.
Nieuwsbrief
Je kunt je aanmelden voor nieuws, tips, evenementen en inspiratie van InZutphen.
Voor het versturen van onze digitale nieuwsbrieven gebruiken wij MailerLite.
We verwerken daarvoor in ieder geval je e-mailadres en, als je die zelf opgeeft, je naam of andere inschrijfgegevens.
Daarnaast kunnen gegevens worden geregistreerd over de verzending en het gebruik van de nieuwsbrief, zoals:
-
aflevering;
-
geopende nieuwsbrieven;
-
aangeklikte links;
-
uitschrijvingen.
We gebruiken deze informatie om onze nieuwsbrieven te verzenden en te verbeteren en om beter te begrijpen welke onderwerpen relevant zijn voor onze lezers.
Wanneer toestemming vereist is, ontvang je de nieuwsbrief nadat je jezelf daarvoor hebt aangemeld. In situaties waarin de wet verzending op basis van een bestaande klantrelatie toestaat, kunnen andere regels gelden.
Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief.
Na afmelding kunnen we een beperkte registratie bewaren om je afmelding te respecteren en te voorkomen dat je onbedoeld opnieuw wordt toegevoegd.
Sociale media
InZutphen en Stichting Zutphen Promotie zijn actief op onder andere Instagram, Facebook en LinkedIn.
Wanneer je ons volgt, reageert, een bericht deelt, ons tagt of een privébericht stuurt, kunnen wij gegevens verwerken die via het betreffende platform beschikbaar zijn.
Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
-
gebruikersnaam;
-
openbare profielinformatie;
-
reacties;
-
privéberichten;
-
foto's en video's;
-
gegevens over interactie met onze berichten.
We gebruiken deze gegevens om:
-
vragen en berichten te beantwoorden;
-
te communiceren met bezoekers, inwoners, ondernemers en partners;
-
reacties te beheren;
-
inzicht te krijgen in het bereik en gebruik van onze content;
-
onze communicatie en campagnes te verbeteren.
Socialmediaplatforms verwerken daarnaast zelf persoonsgegevens volgens hun eigen voorwaarden.
Meer informatie vind je bij:
Wanneer je InZutphen tagt of noemt, betekent dit niet automatisch dat we jouw foto of video onbeperkt buiten het betreffende platform mogen gebruiken. Wanneer voor eigen hergebruik toestemming nodig is, vragen we die.
Financiële administratie
Voor onze financiële administratie verwerken we gegevens van onder andere klanten, deelnemers, leveranciers en zakelijke relaties.
Het kan bijvoorbeeld gaan om:
-
naam;
-
bedrijfsnaam;
-
adresgegevens;
-
factuurgegevens;
-
e-mailadres;
-
bankrekeningnummer;
-
betaalinformatie;
-
KvK- en btw-nummer wanneer dit relevant is.
Voor onze financiële administratie maken wij gebruik van Exact Online. Betalingsgegevens kunnen daarnaast via onze bank en andere bij een betaling betrokken dienstverleners worden verwerkt.
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van overeenkomsten en om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.
Sollicitaties
Wanneer je solliciteert bij Stichting Zutphen Promotie verwerken we de informatie die je voor je sollicitatie verstrekt, zoals:
-
naam en contactgegevens;
-
curriculum vitae;
-
motivatie;
-
werkervaring en opleiding;
-
correspondentie over de sollicitatie.
Wanneer je niet wordt aangenomen, verwijderen we je sollicitatiegegevens in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure.
Willen we je gegevens langer bewaren voor een mogelijke toekomstige vacature, dan vragen we daarvoor toestemming. Met jouw toestemming kunnen deze gegevens maximaal één jaar worden bewaard.
Website, cookies en online marketing
Op InZutphen.nl gebruiken we cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren, inzicht te krijgen in het gebruik ervan en – wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven – marketing en campagnes te meten.
Functionele cookies
Functionele cookies zijn nodig voor de technische werking en het gebruiksgemak van de website.
Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om instellingen of je cookievoorkeuren te onthouden.
Voor cookies die strikt noodzakelijk zijn om de website te laten functioneren is geen toestemming nodig.
Analytische cookies
We gebruiken analytische gegevens om inzicht te krijgen in het gebruik van InZutphen.nl en om de website te verbeteren.
Bij analytische technieken die slechts beperkte gevolgen hebben voor je privacy kan volgens de geldende regels geen toestemming nodig zijn.
Wanneer voor een analytische techniek wel toestemming vereist is, wordt deze pas gebruikt nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Marketing en campagnemeting
We kunnen technieken gebruiken om online campagnes te meten of om advertenties beter af te stemmen.
Wanneer daarvoor toestemming vereist is, worden deze technieken niet geactiveerd voordat je hiervoor toestemming hebt gegeven.
Welke diensten en cookies op dat moment worden gebruikt, is zichtbaar via de cookie-instellingen op InZutphen.nl.
Cookievoorkeuren wijzigen
Je kunt je cookiekeuzes op ieder moment opnieuw bekijken en aanpassen via Cookievoorkeuren op InZutphen.nl.
Grondslagen, delen en bewaren
Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:
-
uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst;
-
toestemming;
-
een wettelijke verplichting;
-
een gerechtvaardigd belang van Stichting Zutphen Promotie of een andere betrokken partij.
Wanneer we ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen we ons belang af tegen jouw privacybelang.
Delen met andere organisaties
Wij verkopen persoonsgegevens niet.
We kunnen persoonsgegevens wel delen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.
Denk bijvoorbeeld aan:
-
website- en hostingleveranciers;
-
IT- en clouddienstverleners;
-
onze nieuwsbriefdienstverlener;
-
administratieve en financiële dienstverleners;
-
onze bank en betaaldienstverleners;
-
accountant of financieel adviseurs;
-
gidsen, locaties en andere uitvoerende partners bij een reservering;
-
sociale mediaplatforms wanneer je deze gebruikt;
-
analyse-, consent- en advertentiediensten waarvoor, indien nodig, toestemming is gegeven;
-
overheidsinstanties wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Wanneer een organisatie persoonsgegevens namens Stichting Zutphen Promotie verwerkt, maken we waar nodig afspraken over privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.
Verwerking buiten Europa
Sommige internationale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
Wanneer dit gebeurt, zorgen we dat daarvoor een geldige juridische basis of passende waarborg bestaat, bijvoorbeeld:
-
een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
-
goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
-
of een andere door de AVG toegestane waarborg.
Je kunt contact met ons opnemen wanneer je hierover meer informatie wilt.
Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
De exacte termijn hangt af van het soort verwerking.
In hoofdlijnen geldt:
Contact en correspondentie
We bewaren correspondentie zolang dit nodig is om de vraag of het dossier af te handelen en zolang daarna redelijkerwijs nodig is voor opvolging of verantwoording.
Reserveringen en overeenkomsten
We bewaren gegevens zolang dit nodig is voor de voorbereiding en uitvoering van de reservering of overeenkomst en daarna voor zover dit nodig is voor administratie, verantwoording of mogelijke juridische aanspraken.
Financiële administratie
Financiële gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen bewaren we in beginsel zeven jaar, tenzij voor bepaalde informatie een andere wettelijke termijn geldt.
Nieuwsbrief
We gebruiken je gegevens voor de nieuwsbrief totdat je je afmeldt. Daarna kunnen we beperkte gegevens bewaren om de afmelding te respecteren en de geldigheid of intrekking van toestemming te kunnen aantonen.
Evenementen en locaties
Publieksinformatie kan worden bewaard zolang deze relevant is voor InZutphen, een locatie, evenement of ons contentarchief. Persoonlijke contactgegevens bewaren we niet langer dan voor het betreffende doel noodzakelijk.
Sollicitaties
Sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderd of, met jouw toestemming, maximaal één jaar bewaard.
Wanneer een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist, houden wij die termijn aan.
Privacy en beveiliging
We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beschermen.
Beveiliging
We nemen maatregelen tegen onder andere:
-
verlies van gegevens;
-
onbevoegde toegang;
-
ongewenste openbaarmaking;
-
misbruik;
-
ongeoorloofde wijziging.
Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot medewerkers en andere personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Denk je dat persoonsgegevens bij ons niet goed beveiligd zijn of mogelijk zijn misbruikt? Neem dan contact met ons op via info@inzutphen.nl.
Bijzondere persoonsgegevens
Via onze reguliere website en dienstverlening vragen we in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke overtuiging, etniciteit of seksuele gerichtheid.
Vermeld dergelijke gegevens daarom niet in open tekstvelden wanneer dit niet noodzakelijk is.
Wanneer bijzondere persoonsgegevens toch worden verwerkt, doen we dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Gegevens van kinderen
Onze website is in de eerste plaats bedoeld als informatie- en inspiratieplatform en is niet ingericht om zonder noodzaak persoonsgegevens van kinderen te verzamelen.
Wanneer bij een online verwerking toestemming de grondslag is en de betrokkene jonger is dan 16 jaar, kan toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger noodzakelijk zijn.
Denk je dat we ten onrechte persoonsgegevens van een minderjarige verwerken? Neem dan contact op via info@inzutphen.nl.
Geautomatiseerde besluitvorming
Stichting Zutphen Promotie neemt geen besluiten over personen die uitsluitend door geautomatiseerde systemen worden genomen en die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor die persoon hebben.
Het gebruik van systemen voor bijvoorbeeld boekhouding, nieuwsbrieven, websitebeheer of analyse betekent op zichzelf niet dat sprake is van dergelijke geautomatiseerde besluitvorming.
Jouw privacyrechten
Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Afhankelijk van de situatie kun je het recht hebben om:
-
te weten welke persoonsgegevens we verwerken;
-
je persoonsgegevens in te zien;
-
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
-
persoonsgegevens te laten verwijderen;
-
de verwerking te laten beperken;
-
bezwaar te maken tegen verwerking;
-
gegevens in bepaalde situaties over te laten dragen;
-
een gegeven toestemming in te trekken;
-
bezwaar te maken tegen direct marketing.
Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking voordat je de toestemming introk.
Een privacyverzoek indienen
Je kunt een verzoek sturen naar:
Geef daarbij zo duidelijk mogelijk aan welk verzoek je doet en op welke gegevens of dienstverlening je verzoek betrekking heeft.
Identiteit controleren
We moeten voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen.
Wanneer dat noodzakelijk is, kunnen we daarom vragen je identiteit op een passende manier te bevestigen.
We vragen niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs en vragen niet meer informatie dan noodzakelijk is om je identiteit vast te stellen.
Wanneer krijg je antwoord?
We reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek.
Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken tegelijk zijn, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wanneer dat gebeurt, informeren we je daar binnen de eerste maand over.
Vragen of klachten
Heb je een vraag of klacht over de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@inzutphen.nl.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder:
Wijzigingen
Onze dienstverlening, website en digitale middelen kunnen veranderen. Daardoor kan ook deze privacyverklaring worden aangepast.
De meest actuele versie staat altijd op InZutphen.nl.
Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.
Laatst bijgewerkt: 22 augustus 2026